Conditions Générales d'Utilisation

Zenoia Sàrl · Boulevard Carl-Vogt 36, CH-1205 Genève
IDE : CHE-349.390.620 · contact@zenoiaiq.ch
Version 2.0 — 23 mars 2026

1. Objet et champ d'application

1.1 Définitions

Dans les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU »), les termes suivants ont la signification indiquée :

• « Zenoia » ou « nous » : Zenoia Sàrl, société à responsabilité limitée de droit suisse, inscrite au Registre du commerce du canton de Genève, dont le siège est à Genève.
• « Plateforme » ou « ZenoiaIQ » : l'application web accessible à l'adresse zenoiaiq.ch et ses sous-domaines (iq.zenoiaiq.ch, cmpt.zenoiaiq.ch, www.zenoiaiq.ch), ainsi que toute application mobile associée.
• « Utilisateur » ou « vous » : toute personne physique ou morale qui accède à la Plateforme, qu'elle soit titulaire d'un Compte ou non.
• « Compte » : l'espace personnel créé par l'Utilisateur sur la Plateforme, protégé par un identifiant et une authentification sécurisée.
• « Abonnement » : le contrat de prestation de services conclu entre Zenoia et l'Utilisateur, selon le plan choisi (Solo, Business, Business+ ou Entreprise).
• « Données Utilisateur » : toute donnée, fichier, document ou information saisie, importée ou stockée par l'Utilisateur sur la Plateforme.
• « Sous-traitant technique » : tout prestataire tiers impliqué dans l'hébergement, le traitement ou la transmission des données nécessaires au fonctionnement de la Plateforme.

1.2 Acceptation

En créant un Compte ou en utilisant la Plateforme, l'Utilisateur accepte sans réserve les présentes CGU dans leur version en vigueur. Si l'Utilisateur agit au nom d'une personne morale, il garantit disposer des pouvoirs nécessaires pour engager cette entité.

1.3 Modifications

Zenoia se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications seront notifiées par email au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. L'utilisation continue de la Plateforme après cette date vaut acceptation des nouvelles CGU. En cas de désaccord, l'Utilisateur peut résilier son Abonnement selon l'article 12.

1.4 Phase de lancement

La Plateforme est en phase de lancement. Certaines fonctionnalités peuvent être incomplètes, modifiées ou retirées sans préavis pendant cette phase. Zenoia s'engage à informer les Utilisateurs des changements significatifs. L'Utilisateur reconnaît utiliser la Plateforme en connaissance de cet état et accepte que certaines fonctionnalités puissent évoluer. Cette clause ne limite en rien les droits de l'Utilisateur concernant la protection de ses données personnelles.

2. Description du service

2.1 Fonctionnalités

ZenoiaIQ est une plateforme SaaS (Software as a Service) de gestion d'entreprise comprenant les modules suivants, selon le plan souscrit :

Modules de base (tous plans) :

• Facturo : numérisation OCR de reçus et factures, suivi des dépenses, workflow de remboursement, calcul automatique de la TVA suisse
• Inventario : gestion des stocks, alertes de réapprovisionnement, suivi des prix
• Planifio : planification des horaires, feuilles de temps, gestion des absences
• Contacto : gestion de contacts (CRM léger), annuaire fournisseurs et clients
• Archivo : stockage sécurisé de documents, dossiers organisés, contrôle d'accès par rôle
• Cuisino : gestion de recettes, calcul de coûts de production, marges
• IQ Chat : assistant conversationnel intégré

Modules avancés (Business, Business+ et Entreprise) :

• Arbitro : création et envoi de devis, acceptation en ligne, comparaison de prix IA
• Mercato : listes d'achats, comparaison de prix fournisseurs, réapprovisionnement automatique
• HR : gestion des employés, fiches de paie, analyse de bulletins de salaire
• Pulse : score de santé de l'entreprise, alertes proactives, recommandations IA
• Importo : portail comptable, pipeline de qualification des documents, import bancaire
• Bank Connect : import de relevés bancaires (camt.053/054), rapprochement

Modules optionnels :

• Shop : boutique en ligne Click & Collect (add-on payant ou inclus selon le plan)

2.2 Disponibilité

Zenoia s'efforce de fournir un service disponible 24h/24, 7j/7, sous réserve des opérations de maintenance planifiées (notifiées au moins 48 heures à l'avance) et des cas de force majeure définis à l'article 14.

Zenoia ne garantit pas une disponibilité de 100 %. En tant que plateforme en phase de lancement s'appuyant sur des prestataires tiers (Supabase, Vercel), des interruptions ponctuelles sont possibles. Zenoia mettra tout en œuvre pour minimiser les interruptions et rétablir le service dans les meilleurs délais.

2.3 Évolution

Zenoia se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités de la Plateforme, d'en ajouter ou d'en retirer, sous réserve de ne pas dégrader substantiellement le service correspondant au plan souscrit par l'Utilisateur. Les Utilisateurs seront informés des modifications significatives.

3. Inscription et compte

3.1 Création de compte

L'inscription est ouverte à toute personne physique majeure (18 ans) ou toute personne morale valablement constituée. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à jour lors de l'inscription.

3.2 Sécurité du compte

L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. L'authentification à deux facteurs (2FA) par code email est activée par défaut et ne peut être désactivée. L'Utilisateur s'engage à :

• Choisir un mot de passe robuste (minimum 8 caractères, incluant majuscules, minuscules et chiffres)
• Ne jamais communiquer ses identifiants à un tiers
• Notifier immédiatement Zenoia de toute utilisation non autorisée de son Compte à l'adresse security@zenoiaiq.ch
• Ne pas tenter de contourner les mécanismes de sécurité de la Plateforme

3.3 Responsabilité liée au compte

Toute action effectuée depuis un Compte est réputée avoir été effectuée par le titulaire du Compte. Zenoia ne saurait être tenue responsable des conséquences d'un accès non autorisé résultant de la négligence de l'Utilisateur dans la protection de ses identifiants (art. 97 CO).

3.4 Comptes d'entreprise

L'administrateur d'un compte d'entreprise est responsable de la gestion des accès des membres de son équipe. Il s'assure que chaque membre respecte les présentes CGU et les politiques de sécurité de l'entreprise.

4. Obligations de l'Utilisateur

4.1 Utilisation licite

L'Utilisateur s'engage à utiliser la Plateforme conformément aux lois suisses en vigueur, aux présentes CGU et aux bonnes pratiques. Il est notamment interdit de :

• a) Utiliser la Plateforme à des fins illicites, frauduleuses ou portant atteinte aux droits de tiers ;
• b) Importer, stocker ou transmettre des contenus contrevenant à la législation suisse, notamment des contenus diffamatoires, racistes, pornographiques ou incitant à la violence ;
• c) Tenter de s'introduire dans les systèmes informatiques de Zenoia ou de tiers via la Plateforme ;
• d) Utiliser des robots, scripts automatisés ou tout moyen technique visant à surcharger l'infrastructure ;
• e) Revendre, sous-licencier ou redistribuer l'accès à la Plateforme sans autorisation écrite de Zenoia ;
• f) Collecter ou extraire des données d'autres Utilisateurs (scraping) ;
• g) Importer des données personnelles de tiers sans base légale (consentement, intérêt légitime, obligation légale) conformément à la nDSG ;
• h) Contourner ou tenter de contourner les quotas, limites ou restrictions techniques de la Plateforme.

4.2 Données importées par l'Utilisateur

L'Utilisateur est seul responsable des données qu'il importe, saisit ou stocke sur la Plateforme. Il garantit :

• Disposer de tous les droits nécessaires sur ces données, y compris les droits de propriété intellectuelle ;
• Que ces données ne violent aucune loi applicable, y compris la nDSG (RS 235.1) et le RGPD le cas échéant ;
• Qu'il a obtenu le consentement requis de toute personne dont les données personnelles sont traitées via la Plateforme ;
• Qu'il assume l'entière responsabilité en cas d'importation de données sensibles au sens de l'art. 5 let. c nDSG.

4.3 Obligation de sauvegarde

Bien que Zenoia mette en œuvre des mesures de sauvegarde (voir art. 8), l'Utilisateur est encouragé à maintenir ses propres sauvegardes des données critiques. Zenoia met à disposition une fonctionnalité d'export (CSV, PDF) à cette fin.

4.4 Signalement

L'Utilisateur s'engage à signaler immédiatement à Zenoia (security@zenoiaiq.ch) toute faille de sécurité, bug ou comportement anormal qu'il constaterait sur la Plateforme.

5. Données personnelles et protection des données

Le traitement des données personnelles est régi par notre Politique de Confidentialité, qui constitue une partie intégrante des présentes CGU. L'Utilisateur reconnaît en avoir pris connaissance.

5.1 Rôles respectifs

• Zenoia est responsable du traitement (au sens de l'art. 5 let. j nDSG) pour les données qu'elle collecte à des fins propres (gestion des comptes, facturation, sécurité, amélioration du service).
• L'Utilisateur est responsable du traitement pour les données personnelles de tiers qu'il importe dans la Plateforme (contacts, employés, fournisseurs). Zenoia agit alors en qualité de sous-traitant (art. 5 let. k nDSG).

5.2 Contrat de sous-traitance (art. 9 nDSG)

Conformément à l'article 9 de la nDSG, Zenoia s'engage, en qualité de sous-traitant, à :

• Ne traiter les Données Utilisateur que selon les instructions de l'Utilisateur et dans la mesure nécessaire à la fourniture du service ;
• Assurer la sécurité des données par des mesures techniques et organisationnelles appropriées (art. 8 nDSG) ;
• Ne pas communiquer les données à des tiers sans autorisation, sauf obligation légale ;
• Assister l'Utilisateur dans l'exercice des droits des personnes concernées ;
• Supprimer ou restituer les données à la fin du contrat, selon le choix de l'Utilisateur ;
• Soumettre tout sous-traitant ultérieur aux mêmes obligations.

5.3 Transfert à l'étranger

Certains sous-traitants techniques sont situés hors de Suisse. Les transferts de données sont encadrés conformément aux art. 16-17 nDSG. Les détails figurent dans la Politique de Confidentialité.

6. Intelligence artificielle

6.1 Fonctionnalités IA

La Plateforme intègre des fonctionnalités d'intelligence artificielle (fournies par Anthropic, Inc.) pour :

• L'extraction OCR de données depuis des reçus et factures
• L'analyse comparative de devis et la recherche de prix (Smart Sourcing)
• L'extraction de recettes depuis des photos
• L'analyse de bulletins de salaire
• Le score de santé d'entreprise (Pulse) et les recommandations
• La veille réglementaire suisse automatisée
• L'assistant conversationnel (IQ Chat)

6.2 Traitement des données par l'IA

Les données soumises aux fonctionnalités IA sont transmises de manière sécurisée (TLS) aux serveurs d'Anthropic situés aux États-Unis, exclusivement pour le traitement ponctuel demandé. Ces données ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'IA d'Anthropic (conformément aux conditions API d'Anthropic). Aucune donnée n'est conservée par Anthropic après le traitement.

6.3 Limites de l'IA — Avertissement important

L'Utilisateur reconnaît que les résultats produits par l'IA sont fournis à titre indicatif uniquement et peuvent contenir des erreurs. En particulier :

• Les montants extraits par OCR doivent être vérifiés par l'Utilisateur avant validation ;
• Les analyses de devis et de prix constituent une aide à la décision, en aucun cas un conseil professionnel ;
• Les résultats de recherche de prix sont des estimations et peuvent ne pas refléter les prix en vigueur ;
• Le score Pulse et les recommandations sont des indicateurs, pas des diagnostics financiers ;
• Les fonctionnalités IA ne constituent en aucun cas un conseil fiscal, comptable, juridique ou financier. L'Utilisateur doit consulter un professionnel qualifié pour toute décision importante ;
• Zenoia ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité ni la pertinence des résultats IA.

L'Utilisateur est seul responsable des décisions prises sur la base des résultats IA.

7. Propriété intellectuelle

7.1 Droits de Zenoia

La Plateforme, son code source, son design, ses textes, ses graphismes, sa marque « ZenoiaIQ » et l'ensemble de ses éléments constitutifs sont la propriété exclusive de Zenoia Sàrl et sont protégés par le droit suisse de la propriété intellectuelle (LDA, LPM, LCD).

Toute reproduction, représentation, modification ou exploitation non autorisée de tout ou partie de la Plateforme est strictement interdite et constitue une infraction au sens des art. 67 LDA et art. 61 LPM.

7.2 Droits de l'Utilisateur

L'Utilisateur conserve l'intégralité de ses droits de propriété intellectuelle sur les Données Utilisateur. En soumettant des données à la Plateforme, l'Utilisateur accorde à Zenoia une licence limitée, non exclusive et révocable de stocker, traiter et afficher ces données dans le seul but de fournir le service.

7.3 Feedback

Tout retour, suggestion ou idée communiqué par l'Utilisateur à Zenoia concernant la Plateforme pourra être librement utilisé par Zenoia sans obligation de compensation.

8. Sécurité et hébergement

8.1 Mesures de sécurité

Zenoia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes à l'état de l'art (art. 8 nDSG) pour protéger les Données Utilisateur, notamment :

• Chiffrement en transit (TLS 1.2+) sur toutes les communications
• Chiffrement au repos (AES-256) de la base de données et des fichiers stockés
• Authentification à deux facteurs (2FA) obligatoire
• Isolation des données par entreprise (Row Level Security sur chaque table)
• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC)
• Journalisation des accès et des modifications (audit trail)
• Protection contre les injections (XSS, SQL injection)
• Limitation de débit (rate limiting) sur les API
• Sauvegarde automatique des données (Point-in-Time Recovery)
• Content Security Policy (CSP) stricte

8.2 Hébergement

Les Données Utilisateur sont hébergées sur les infrastructures suivantes :

Zenoia s'engage à n'utiliser que des prestataires offrant un niveau de protection adéquat au sens des art. 16-17 nDSG ou qui sont soumis à des clauses contractuelles types approuvées.

8.3 Limitation de responsabilité en cas d'incident de sécurité

Malgré les mesures de sécurité mises en œuvre conformément à l'état de l'art, aucun système informatique n'est infaillible. En cas d'incident de sécurité :

• a) Incident imputable à un Sous-traitant technique : la responsabilité de Zenoia est limitée conformément à l'article 10. Zenoia ne peut être tenue responsable des failles de sécurité de ses Sous-traitants techniques, pour autant qu'elle ait fait preuve de diligence dans leur sélection et leur surveillance (art. 9 al. 2 nDSG).
• b) Incident résultant d'une faille zero-day ou d'un événement imprévisible : la responsabilité de Zenoia est exclue dès lors que Zenoia démontre avoir mis en œuvre les mesures de sécurité conformes à l'état de l'art au moment de l'incident.
• c) Incident résultant de la négligence de l'Utilisateur : Zenoia est intégralement déchargée de toute responsabilité.

8.4 Notification des violations de données

Conformément à l'art. 24 nDSG, en cas de violation de la sécurité des données susceptible d'entraîner un risque élevé pour les personnes concernées, Zenoia notifiera le PFPDT dans les meilleurs délais et informera les Utilisateurs concernés si nécessaire.

9. Abonnement, prix et paiement

9.1 Plans

Les plans disponibles sont les suivants :

*Illimité dans le cadre d'une utilisation raisonnable (fair use).

Les tarifs sont affichés sur www.zenoiaiq.ch. Les prix sont indiqués en francs suisses (CHF), hors TVA.

Fiduciaires : accès gratuit en lecture seule pour consulter les données de leurs mandants abonnés.

9.2 Essai gratuit

Zenoia offre un essai gratuit de quatorze (14) jours avec accès à l'ensemble des modules. Aucune carte bancaire n'est requise pour l'essai. À l'issue de l'essai, l'Utilisateur doit souscrire un Abonnement payant pour continuer à utiliser la Plateforme. Sans souscription, l'accès est suspendu mais les données sont conservées pendant quatre-vingt-dix (90) jours.

9.3 Facturation

La facturation intervient mensuellement ou annuellement selon le choix de l'Utilisateur. Le paiement est effectué par carte bancaire via Stripe. Zenoia n'a jamais accès aux données de carte bancaire de l'Utilisateur.

9.4 Retard de paiement

En cas de non-paiement, Zenoia adressera un rappel par email. À défaut de régularisation dans un délai de quinze (15) jours, Zenoia pourra suspendre l'accès. Après trente (30) jours de suspension, Zenoia pourra résilier l'Abonnement. Les données seront conservées pendant quatre-vingt-dix (90) jours après la résiliation.

9.5 Modification des prix

Toute modification de tarif sera notifiée au moins soixante (60) jours avant son application et s'appliquera au prochain renouvellement. L'Utilisateur peut résilier avant l'application du nouveau tarif.

9.6 Garantie de satisfaction et remboursement

Zenoia offre une garantie commerciale volontaire de satisfaction de quatorze (14) jours à compter de la première souscription d'un Abonnement payant. Pendant ce délai, l'Utilisateur peut demander un remboursement intégral sans justification en envoyant une demande écrite à contact@zenoiaiq.ch.

Le remboursement sera effectué dans un délai de trente (30) jours via le moyen de paiement utilisé lors de la souscription.

Après cette période, les Abonnements ne sont pas remboursables. L'Utilisateur peut annuler à tout moment ; l'accès restera actif jusqu'à la fin de la période payée. Les essais gratuits ne donnent lieu à aucune facturation.

10. Limitation de responsabilité

10.1 Principe

Dans les limites autorisées par le droit suisse (art. 100 al. 1 CO), la responsabilité de Zenoia est limitée comme suit :

• a) Zenoia ne peut être tenue responsable que des dommages directs, prouvés et prévisibles résultant d'une violation fautive de ses obligations contractuelles ;
• b) La responsabilité de Zenoia est exclue pour tout dommage indirect, manque à gagner, perte de données, perte de chiffre d'affaires ou tout autre préjudice consécutif ;
• c) La responsabilité totale de Zenoia est plafonnée, pour une période de douze (12) mois, au montant total des Abonnements effectivement payés par l'Utilisateur au cours de cette même période.

10.2 Exclusions

Zenoia ne peut être tenue responsable des dommages résultant :

• a) D'une utilisation non conforme de la Plateforme ;
• b) D'une négligence de l'Utilisateur dans la protection de ses identifiants ;
• c) De l'importation de données erronées, illicites ou non autorisées ;
• d) De décisions prises sur la base de résultats IA (art. 6) ;
• e) D'une interruption imputable à un Sous-traitant technique ;
• f) D'un cas de force majeure (art. 14) ;
• g) De modifications législatives ou réglementaires ;
• h) D'une violation de la sécurité malgré des mesures conformes à l'état de l'art.

10.3 Responsabilité en cas de dol ou faute grave

Conformément à l'art. 100 al. 1 CO, les limitations ci-dessus ne s'appliquent pas en cas de dol ou de faute grave de Zenoia.

11. Indemnisation par l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à indemniser Zenoia de toute réclamation, perte ou frais résultant de :

• a) Une violation des présentes CGU ;
• b) L'importation de données illicites ou non autorisées ;
• c) Une violation de la législation applicable, notamment la nDSG et le RGPD ;
• d) Une réclamation de tiers liée aux données importées par l'Utilisateur ;
• e) Une utilisation frauduleuse ou malveillante de la Plateforme.

12. Durée et résiliation

12.1 Durée

L'Abonnement est conclu pour la durée choisie et se renouvelle tacitement, sauf résiliation.

12.2 Résiliation par l'Utilisateur

L'Utilisateur peut résilier à tout moment depuis les paramètres de son Compte. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours. Aucun remboursement n'est accordé pour la période restante, sauf dans le cadre de la garantie de satisfaction (art. 9.6).

12.3 Résiliation par Zenoia

Zenoia peut résilier avec effet immédiat en cas de violation grave des CGU, utilisation frauduleuse, non-paiement persistant ou comportement mettant en danger la sécurité de la Plateforme.

12.4 Suspension préventive

En cas de suspicion de violation grave, Zenoia peut suspendre l'accès au Compte à titre préventif. L'Utilisateur en sera notifié par email.

12.5 Effets de la résiliation

À la résiliation : l'accès est désactivé, l'Utilisateur dispose de trente (30) jours pour exporter ses données, puis les données sont supprimées dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours, sous réserve des obligations légales de conservation (10 ans pour les données comptables, CO art. 958f).

13. Confidentialité

Zenoia s'engage à traiter de manière confidentielle toutes les Données Utilisateur et à ne pas les divulguer à des tiers, sauf aux Sous-traitants techniques dans la mesure nécessaire, sur demande d'une autorité compétente en Suisse, ou avec le consentement explicite de l'Utilisateur. Les employés ayant accès aux données sont soumis à une obligation de confidentialité contractuelle.

14. Force majeure

Zenoia ne saurait être tenue responsable en cas de force majeure, incluant notamment : catastrophes naturelles, pandémies, guerres, pannes généralisées d'électricité ou de télécommunications, cyberattaques massives, défaillance généralisée d'un Sous-traitant technique, ou décisions gouvernementales imprévisibles.

15. Droit applicable et for juridique

15.1 Droit applicable

Les présentes CGU sont régies exclusivement par le droit suisse, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois et de la CVIM.

15.2 Règlement amiable

En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable pendant trente (30) jours.

15.3 For juridique

À défaut, tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux du canton de Genève, sous réserve d'un for impératif différent prévu par la loi.

15.4 Médiation

Les parties peuvent recourir à la médiation auprès de la CCIG.

16. Dispositions diverses

16.1 Intégralité

Les présentes CGU, la Politique de Confidentialité et la Politique de Sécurité constituent l'intégralité de l'accord entre Zenoia et l'Utilisateur.

16.2 Nullité partielle

Si une disposition est déclarée nulle, les autres restent en vigueur.

16.3 Non-renonciation

Le fait que Zenoia ne se prévale pas d'une disposition ne constitue pas une renonciation.

16.4 Cession

L'Utilisateur ne peut céder ses droits sans l'accord écrit de Zenoia. Zenoia peut céder les CGU dans le cadre d'une fusion ou acquisition.

16.5 Langue

Les présentes CGU sont rédigées en français. La version française prévaut.

Zenoia Sàrl Genève, Suisse contact@zenoiaiq.ch

*Dernière mise à jour : 23 mars 2026*